Mahnwesen und Rechnung in der Zahnarztpraxis

Eine Behandlung ist erst abgeschlossen, wenn das Geld da ist. Im Prüfungsbereich Verwaltung und Abrechnung kommen deshalb Rechnung, Zahlungsüberwachung und Mahnwesen vor (Stand 08.11.2026). Die Verordnung nennt: patientenbezogene Rechnungen erstellen, behandlungsbezogene Rechnungen prüfen, Zahlungsvorgänge unter Berücksichtigung des betrieblichen Mahnwesens überwachen und die Plausibilitätsprüfung bei wiederkehrenden Abrechnungen durchführen. Im Ausbildungsrahmenplan stehen außerdem Eingangsrechnungen prüfen, das betriebliche Mahnverfahren organisieren und das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.

Die Rechnung

Bei Privatpatienten wird die Vergütung fällig, wenn dem Zahlungspflichtigen eine den Vorgaben entsprechende Rechnung erteilt worden ist (§ 10 Absatz 1 GOZ). Bevor Du eine Rechnung versendest, prüfst Du:

• Stimmen Name, Anschrift und Versicherungsangaben?
• Sind Datum und Leistungen vollständig und durch die Dokumentation belegt?
• Enthalten die Positionen Nummer, Bezeichnung, Zahnbezug, Betrag und Steigerungssatz?
• Ist bei Faktoren über 2,3 die Begründung beigefügt?
• Sind Auslagen und Materialien einzeln aufgeführt?

Die Details zur Berechnung stehen auf der Seite GOZ rechnen. Kassenleistungen laufen nicht über den Patienten, sondern über die Vereinigung, siehe BEMA-Systematik.

Zahlungsüberwachung

Nach dem Versand behältst Du den Zahlungseingang im Blick. Üblich ist eine Offene-Posten-Liste, die Rechnungsdatum, Betrag, Zahlungsziel und Zahlungseingang zeigt. Du buchst Zahlungseingänge zu und kennzeichnest Rechnungen, die überfällig sind. Auch Eingangsrechnungen von Laboren und Lieferanten prüfst Du auf Richtigkeit und Zahlungsziele und zahlst sie fristgerecht, gegebenenfalls unter Nutzung von Skonto (Rechenbeispiele unter Rechenaufgaben).

Verzug: Wann beginnt er?

Der Schuldner kommt in Verzug, wenn er auf eine Mahnung nicht leistet, die nach Fälligkeit erfolgt (§ 286 Absatz 1 BGB). Außerdem gibt es eine Frist: Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung kommt der Schuldner in Verzug. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn in der Rechnung auf diese Folge besonders hingewiesen wurde (§ 286 Absatz 3 BGB). Für Zahnarztpraxen heißt das: Wer sich auf den Verzug nach 30 Tagen verlassen will, nimmt den Hinweis in die Rechnung auf. Ohne ihn hilft eine Mahnung.

Befindet sich der Schuldner im Verzug, ist die Geldschuld zu verzinsen. Der Satz beträgt bei Verbrauchern fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Absatz 1 BGB). Der Basiszinssatz wird regelmäßig angepasst, darum nennen Aufgaben ihn.

Die Mahnstufen im Betrieb

Wie das betriebliche Mahnwesen abläuft, legt die Praxis fest. Ein üblicher Ablauf:

Stufe	Inhalt	Hinweis
Zahlungserinnerung	freundlicher Hinweis, dass die Zahlung noch aussteht	oft nach Ablauf des Zahlungsziels
1. Mahnung	Zahlungsaufforderung mit neuer Frist	Verzug beginnt mit der Mahnung nach Fälligkeit
2. Mahnung	deutlicher, mit Ankündigung weiterer Schritte	Verzugszinsen und Mahnkosten ansetzen
letzte Mahnung	Fristsetzung mit Ankündigung des gerichtlichen Verfahrens	genaue Frist nennen
gerichtliches Mahnverfahren	Antrag auf Mahnbescheid	wenn die Zahlung ausbleibt

Jede Stufe wird dokumentiert, mit Datum, Betrag, Art des Schreibens und Reaktion. Ton und Inhalt bleiben sachlich. Gespräche mit Patienten über offene Beträge führst Du freundlich und vertraulich. Ratenzahlungen oder Stundungen vereinbarst Du nur nach Absprache mit der Praxisleitung und schriftlich.

Das gerichtliche Mahnverfahren

Wegen einer Forderung auf Zahlung einer bestimmten Geldsumme in Euro wird auf Antrag ein Mahnbescheid erlassen (§ 688 Absatz 1 ZPO). Der Ablauf in groben Zügen:

1. Antrag auf Mahnbescheid beim zuständigen Mahngericht, meist elektronisch.
2. Zustellung des Mahnbescheids an den Schuldner.
3. Reaktion des Schuldners: Zahlung, Widerspruch oder Schweigen.
4. Vollstreckungsbescheid auf Antrag, wenn kein Widerspruch eingelegt wurde.
5. Vollstreckung durch Gerichtsvollzieher oder weitere Maßnahmen.

Bei Widerspruch kommt es auf Antrag zum streitigen Verfahren. Wie weit Du im Alltag bei diesen Schritten mitwirkst, regelt die Praxis. Für die Prüfung musst Du die Reihenfolge und die Begriffe kennen und wissen, dass der Antrag eine bestimmte Geldsumme in Euro betrifft.

Verjährung

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB). Sie beginnt nach den Vorschriften des BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger Kenntnis erlangt hat. Wer eine Forderung offen lässt, riskiert, sie nicht mehr durchsetzen zu können. Das Mahnverfahren hemmt die Verjährung, wenn die Voraussetzungen vorliegen. Aufgaben fragen oft nach der Länge der Frist.

Plausibilitätsprüfung vor der Abrechnung

Bei wiederkehrenden Abrechnungen, etwa der Quartalsabrechnung, prüfst Du die Daten, bevor sie an die zuständige Stelle gehen:

• Sind die Versichertendaten vollständig und auf dem neuesten Stand?
• Gibt es doppelte Leistungen oder unüblich viele Leistungen am selben Tag?
• Fehlen Angaben zu Zahn, Befund oder Datum?
• Passen Leistungen und Dokumentation zusammen?

Fehler beseitigst Du vor der Weiterleitung, sonst drohen Rückfragen oder Kürzungen.

Fallbeispiele für die Prüfung

• Ein Patient zahlt 40 Tage nach Rechnungserhalt nicht, in der Rechnung steht kein Hinweis auf die Verzugsfolgen. Ist er im Verzug? Nicht automatisch. Es braucht eine Mahnung.
• Eine Forderung stammt aus dem Jahr 2024. Wann verjährt sie? Nach der regelmäßigen Frist von drei Jahren, beginnend mit dem Schluss des Jahres 2024. Kennt die Praxis den Schuldner, endet die Frist mit Ablauf des 31.12.2027, wenn sie nicht vorher gehemmt wurde.
• In der Rechnung fehlt die Begründung bei Faktor 3,2. Was ist zu tun? Ergänzen, die Rechnung entspricht sonst nicht den Vorgaben.

Lernweg

Lege Dir eine Zeitleiste an: Rechnung, Fälligkeit, Zahlungserinnerung, Mahnungen, Mahnbescheid, Vollstreckungsbescheid. Beschrifte jeden Schritt mit Paragraf und Zweck. Ergänze Beispiele aus Deiner Praxis, ohne personenbezogene Angaben. Die Plausibilitätsprüfung übst Du an einer Beispielabrechnung, in die Du Fehler einbaust. Wie das in den Wochenplan passt, zeigt der Lernplan für 8 Wochen. Einen Überblick über den gesamten Bereich bietet Verwaltung und Abrechnung.