Schweigepflicht, Datenschutz und Patientenakte in der Zahnarztpraxis

Schweigepflicht und Datenschutz betreffen jeden Tag: Du siehst Befunde, Diagnosen, Versicherungsstatus und Lebensumstände von Patienten. Die Ausbildungsverordnung nennt dazu gleich in der ersten Berufsbildposition die Aufgabe, rechtliche Regelungen auch zur ärztlichen Schweigepflicht einzuhalten, Behandlungsunterlagen unter Berücksichtigung von Datenschutzvorgaben sicher aufzubewahren, Aufbewahrungsfristen einzuhalten und Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren. In der Prüfung erscheint das in Teil 1 beim Aufnehmen von Patienten (siehe Empfangen und Aufnehmen), in der Assistenz mit Dokumentation und in Teil 2 bei der Verwaltung.

Was die Schweigepflicht schützt

§ 203 Abs. 1 StGB bestraft, wer unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbart, das ihm als Arzt, Zahnarzt oder Angehörigem eines anderen Heilberufs anvertraut oder bekanntgeworden ist. Ein Geheimnis ist zum Beispiel jede Information über Befunde, Behandlungen, Krankheiten, aber auch die Tatsache, dass jemand überhaupt Patient der Praxis ist.

Für Dich als ZFA: Der Zahnarzt darf Geheimnisse den bei ihm berufsmäßig tätigen Gehilfen und den zur Vorbereitung auf den Beruf tätigen Personen zugänglich machen, das ist kein Offenbaren (§ 203 Abs. 3 Satz 1). Du bist damit selbst zur Verschwiegenheit verpflichtet. § 203 Abs. 4 StGB bestraft mitwirkende Personen, die ein Geheimnis unbefugt offenbaren. Auch der Zahnarzt macht sich strafbar, wenn er nicht dafür Sorge getragen hat, dass mitwirkende Personen zur Geheimhaltung verpflichtet wurden. Deshalb unterschreibst Du in Praxen üblicherweise eine Verschwiegenheitsverpflichtung. Die Schweigepflicht gilt auch nach dem Tod des Patienten (§ 203 Abs. 5) und nach Deinem Ausscheiden aus der Praxis.

Wann darf offenbart werden

Offenbaren ist zulässig mit Einwilligung des Patienten oder auf gesetzlicher Grundlage, zum Beispiel bei Meldepflichten nach dem Infektionsschutzgesetz oder wenn die Behandlung die Weitergabe an Dritte erfordert (Überweisung, Labor, Abrechnungsstelle). Die Entscheidung, ob eine Weitergabe zulässig ist, trifft der Zahnarzt. Du gibst keine Auskunft, wenn Du unsicher bist.

Alltagsfälle am Empfang und am Telefon

Situation	Richtiges Verhalten
Angehörige fragen telefonisch nach Befund	keine Auskunft ohne Einwilligung des Patienten, Rückruf anbieten
Arbeitgeber fragt, ob ein Patient da war	keine Auskunft, auch nicht zur Anwesenheit
Befund im Wartezimmer laut besprechen	Gespräch an geschützterem Ort führen
Bildschirm am Empfang einsehbar	Blickschutz, Sperre beim Verlassen
Unterlagen in Behandlungsraum liegen lassen	vor dem Verlassen wegräumen
Fotos im Messenger	Patientendaten nicht über private Messenger senden
Kollegen im Freundeskreis erwähnen Patienten	keine Namen, keine Details, auch nicht „anonym“, wenn Rückschluss möglich

Dazu gehören Anrufe der Polizei, Versicherungen oder Behörden. Hier gibst Du keine Auskunft und leitest an den Zahnarzt weiter.

Datenschutz in der Praxis

Neben der Schweigepflicht gilt das Datenschutzrecht. Gesundheitsdaten zählen zu den besonders geschützten Daten. Praktisch heißt das:

• Zweckbindung: Daten werden nur für Behandlung, Abrechnung und gesetzliche Pflichten verwendet.
• Datensparsamkeit: Nur erfassen, was nötig ist.
• Zugriffsschutz: Jeder Mitarbeiter hat nur Zugriff, soweit er ihn braucht. Passwörter bleiben geheim, Bildschirme werden gesperrt.
• Sichere Übermittlung: Befunde gehen verschlüsselt an andere Praxen, zum Beispiel über den sicheren Nachrichtendienst der Telematikinfrastruktur, siehe Telematikinfrastruktur und Gesundheitskarte.
• Löschen und Vernichten: Unterlagen, deren Frist abgelaufen ist, werden datenschutzgerecht vernichtet.

Auch Termin-SMS und E-Mail an Patienten brauchen eine Rechtsgrundlage, in der Regel die Einwilligung, und enthalten keine Befunde.

Die Patientenakte nach § 630f BGB

Der Behandelnde muss in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung eine Behandlungsakte in Papierform oder elektronisch führen (§ 630f Abs. 1). Berichtigungen und Änderungen sind nur zulässig, wenn neben dem ursprünglichen Inhalt erkennbar bleibt, wann sie vorgenommen wurden. Das gilt auch für elektronische Akten. Aufzuzeichnen sind sämtliche aus fachlicher Sicht für die derzeitige und künftige Behandlung wesentlichen Maßnahmen und deren Ergebnisse, insbesondere Anamnese, Diagnosen, Untersuchungen, Befunde, Therapien, Eingriffe, Einwilligungen und Aufklärungen (§ 630f Abs. 2). Arztbriefe gehören in die Akte.

Aufbewahrung: zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, soweit nicht andere Vorschriften andere Fristen vorsehen (§ 630f Abs. 3). Röntgenaufnahmen haben eigene Fristen, siehe Röntgen: Aufzeichnung, Aufbewahrung, Konstanzprüfung.

Folgen mangelnder Dokumentation: Hat der Behandelnde eine medizinisch gebotene wesentliche Maßnahme und ihr Ergebnis nicht aufgezeichnet oder die Akte nicht aufbewahrt, wird vermutet, dass er die Maßnahme nicht getroffen hat (§ 630h Abs. 3 BGB). Deshalb gilt in der Praxis: Was nicht dokumentiert ist, gilt als nicht gemacht. Das ist ein Standardsatz für Prüfungsaufgaben.

Einsicht in die Akte

Der Patient hat auf Verlangen Anspruch auf unverzügliche Einsicht in die vollständige Behandlungsakte und kann Abschriften verlangen, die erste unentgeltlich (§ 630g Abs. 1). Das Recht besteht nicht, soweit erhebliche therapeutische Gründe oder erhebliche Rechte Dritter entgegenstehen, die Ablehnung ist zu begründen (§ 630g Abs. 2). Nach dem Tod des Patienten haben unter Bedingungen Erben und nächste Angehörige Rechte (§ 630g Abs. 3). Auskunftsanfragen leitest Du an den Zahnarzt weiter, er entscheidet über Form und Umfang.

Befund und Datenschutz bei digitalen Akten

In der elektronischen Akte gilt zusätzlich: Eintragungen müssen nachvollziehbar bleiben, Änderungen erkennbar sein und Sicherungskopien regelmäßig erstellt werden. Zugriff haben nur berechtigte Personen. Fehler meldest Du dem Zahnarzt oder der Praxisleitung.

Beispielfall: Anruf einer Versicherung

Eine Mitarbeiterin einer privaten Versicherung ruft an und möchte wissen, welche Behandlungen bei einem Versicherten durchgeführt wurden. Du gibst keine Auskunft, nennst weder den Befund noch die Tatsache der Behandlung und verweist auf den Zahnarzt. Du notierst Name, Firma, Rückrufnummer und das Anliegen und gibst die Notiz an den Zahnarzt weiter. Dieser entscheidet, ob eine Einwilligung des Patienten vorliegt oder eingeholt werden muss. Liegt eine Einwilligung vor, übermittelt die Praxis die Auskunft in der abgestimmten Form, zum Beispiel schriftlich. Das Beispiel zeigt die Regel: erst Einwilligung oder Rechtsgrundlage, dann Auskunft.

Typische Prüfungsfragen

• Wie lange wird die Behandlungsakte aufbewahrt, und welche Folge hat eine fehlende Dokumentation?
• Darfst Du einer Ehefrau Auskunft über den Befund ihres Mannes geben?
• Wer ist durch § 203 StGB zur Schweigepflicht verpflichtet?
• Wie werden Korrekturen in der Patientenakte vorgenommen?
• Welche Rechte hat der Patient bei der Akteneinsicht?

So lernst Du das Thema

Lerne die Zahlen und Paragrafen als Kurzliste: zehn Jahre Aufbewahrung (§ 630f), Einsicht auf Verlangen (§ 630g), „nicht dokumentiert, nicht getan“ (§ 630h), Strafbarkeit (§ 203). Übe Fälle: Wer ruft an, was sagst Du? Aufgaben im Prüfungsformat findest Du im Online-Trainer. Das Thema ergänzt Wirtschafts- und Sozialkunde und die Verwaltung und Abrechnung.