Materialwirtschaft und Bestellwesen: Vom Bedarf bis zur Rechnung

Handschuhe, Abformmaterial, Füllungswerkstoffe, Sterilisationsbeutel, Desinfektionsmittel: Eine Zahnarztpraxis kann nicht arbeiten, wenn etwas fehlt. Deshalb ist die Beschaffung des Praxisbedarfs Teil Deiner Ausbildung. Der Ausbildungsrahmenplan verlangt in der Berufsbildposition 9, Materialien, Werkstoffe und Arzneimittel nach betrieblichen Vorgaben zu beschaffen, zu prüfen und zu verwalten, und in Position 10, Eingangsrechnungen, insbesondere zahntechnische Material- und Laborrechnungen, zu prüfen. Im Rahmenlehrplan ist es Lernfeld 9 „Praxisbedarf beschaffen und verwalten“. Prüfungsrelevant ist es im Bereich Verwaltung und Abrechnung und bei den Rechenaufgaben, die Du auf der Seite Rechenaufgaben findest.

Der Beschaffungsprozess in der Reihenfolge

Reihenfolgeaufgaben fragen gern nach diesem Ablauf:

1. Bedarf ermitteln. Verbrauch, Bestand, anstehende Behandlungen. Eine Inventur oder Bestandsliste zeigt, was fehlt.
2. Angebote einholen und vergleichen. Preis, Lieferzeit, Konditionen. Mengenrabatt, Skonto, Versandkosten.
3. Bestellen. Artikel, Menge, Preis und Lieferanschrift schriftlich oder elektronisch festhalten. Nach den betrieblichen Vorgaben entscheidet meist der Zahnarzt oder eine Verantwortliche über die Freigabe.
4. Wareneingang prüfen. Lieferschein gegen Bestellung, Menge und Art, Beschädigungen, Verfallsdatum, Hinweise zu Lagerung und Gefahrstoffkennzeichnung.
5. Einlagern. Ordnung, Kennzeichnung, richtige Lagerbedingungen.
6. Rechnung prüfen und bezahlen. Rechnung gegen Bestellung und Lieferschein, Rechenfehler, Preise, Skonto.
7. Zahlung überwachen, Mahnwesen bei Bedarf. Siehe Mahnwesen und Rechnung.

Wareneingang und Mängel

Beim Wareneingang prüfst Du zuerst, ob geliefert wurde, was bestellt war. Stimmen Menge oder Art nicht, ist die Ware beschädigt oder sind Haltbarkeitsdaten bedenklich knapp, meldest Du das sofort und dokumentierst es. Nach dem Kaufvertragsrecht muss der Verkäufer die Sache frei von Sach- und Rechtsmängeln verschaffen, der Käufer muss zahlen und die Ware abnehmen (§ 433 BGB). Mängelansprüche verjähren bei beweglichen Sachen in der Regel in zwei Jahren ab Ablieferung (§ 438 Absatz 1 Nummer 3 und Absatz 2 BGB). Für den Alltag heißt das: Reklamiere früh, mit Lieferschein, Fotos und Datum. Medizinprodukte mit beschädigter Verpackung nimmst Du nicht in den Gebrauch, sondern legst sie zur Klärung zurück.

Lagerung

Die Lagerung richtet sich nach dem Produkt. Beachte die Hinweise des Herstellers zu Temperatur und Lagerbedingungen. Gefahrstoffe haben eigene Regeln, siehe Gefahrstoffe, Amalgam und Abfall. Sterilgut lagerst Du geschützt, damit die Verpackung intakt bleibt, siehe Aufbereitung mit RDG und Sterilisator. Bei Materialien mit Verfallsdatum gilt das Prinzip „first expired, first out“: Was zuerst abläuft, wird zuerst verbraucht, und neue Ware wird hinter die ältere sortiert.

Rechnungsprüfung

Bei der Eingangsrechnung gehst Du zwei Prüfungen durch: die formale und die sachliche.

Formal: Eine Rechnung muss nach § 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes unter anderem enthalten: vollständigen Namen und Anschrift von Lieferant und Empfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende einmalige Rechnungsnummer, Menge und Art der gelieferten Gegenstände, den Zeitpunkt der Lieferung, das Entgelt, den Steuersatz und den Steuerbetrag.

Sachlich: Stimmen Mengen und Preise mit Bestellung und Lieferschein überein? Wurden Rabatte berücksichtigt? Ist die Summe richtig gerechnet? Bei Laborrechnungen aus der Prothetik prüfst Du zusätzlich, ob die Leistungen zum Auftrag und zum Heil- und Kostenplan passen, siehe Heil- und Kostenplan. Zahnärztliche Heilbehandlungen sind in der Regel umsatzsteuerfrei (§ 4 Nummer 14 UStG), Materialrechnungen enthalten meist Umsatzsteuer.

Rechnen: Meldebestand, Skonto, Brutto und Netto

• Meldebestand gleich Tagesverbrauch mal Lieferzeit plus Mindestbestand.
• Skonto ist ein Abzug bei Zahlung innerhalb einer Frist und wird vom Rechnungsbetrag berechnet, nicht vom Listenpreis.
• Netto aus Brutto: durch 1,19 teilen, wenn 19 Prozent Umsatzsteuer enthalten sind.

Weitere Muster mit Lösungsweg findest Du in den Rechenaufgaben.

Beispielaufgaben mit Lösung

Aufgabe 1. Die Praxis verbraucht 4 Packungen Handschuhe pro Tag. Die Lieferzeit beträgt 3 Tage, der Mindestbestand 12 Packungen. Wie hoch ist der Meldebestand? Lösung: 4 mal 3 gleich 12, plus 12 gleich 24 Packungen.

Aufgabe 2. Eine Rechnung über 840 Euro brutto sieht 2 Prozent Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen vor. Wie viel überweist Du? Lösung: 840 mal 0,02 gleich 16,80 Euro Skonto. 840 minus 16,80 gleich 823,20 Euro.

Aufgabe 3. Auf einer Lieferantenrechnung stehen 238 Euro brutto bei 19 Prozent Umsatzsteuer. Wie hoch sind Netto und Steuerbetrag? Lösung: 238 durch 1,19 gleich 200 Euro netto. Steuerbetrag 238 minus 200 gleich 38 Euro.

Aufgabe 4. Bringe in die richtige Reihenfolge: Rechnung prüfen, Bedarf ermitteln, Wareneingang kontrollieren, bestellen, Zahlung veranlassen. Lösung: Bedarf ermitteln, bestellen, Wareneingang kontrollieren, Rechnung prüfen, Zahlung veranlassen.

Aufgabe 5. Die Lieferung enthält Verbrauchsmaterial mit beschädigter Verpackung. Was tust Du? Lösung: Nicht verwenden, den Befund mit Lieferschein, Datum und gegebenenfalls Foto dokumentieren, die Praxisleitung informieren, beim Lieferanten reklamieren.

Angebote vergleichen: Der günstigste Preis ist nicht immer der günstigste

Beim Vergleich zweier Angebote rechnest Du den Endpreis aus: Listenpreis, minus Mengenrabatt, minus Skonto, plus Versandkosten. Beispiel mit erfundenen Zahlen: Anbieter A verlangt 500 Euro netto ohne Versandkosten und gewährt 2 Prozent Skonto, also 490 Euro. Anbieter B verlangt 480 Euro netto plus 15 Euro Versand ohne Skonto, also 495 Euro. A ist trotz höherem Listenpreis um 5 Euro günstiger. Berücksichtige außerdem Lieferzeit und Mindestbestellmenge: Ein Angebot, das erst in zwei Wochen liefert, hilft nicht, wenn der Meldebestand heute erreicht ist.

Typische Fehler in der Prüfung

• Das Skonto vom Listenpreis statt vom Rechnungsbetrag berechnen.
• Brutto und Netto verwechseln und die Umsatzsteuer doppelt abziehen.
• Die Lieferzeit beim Meldebestand vergessen.
• Beim Wareneingang nur die Menge prüfen, nicht Art, Verfallsdatum und Unversehrtheit der Verpackung.
• Bei der Rechnungsprüfung zu glauben, dass eine Rechnung richtig ist, weil sie vom bekannten Lieferanten kommt.

Ordnung als Prüfungsvorteil

Ein ordentliches Lager, eine aktuelle Bestandsliste und eine klare Bestellroutine sind die Basis des Qualitätsmanagements in der Praxis, das die Verordnung in Position 9 ebenfalls nennt. Wer in der Praxis sieht, wie Bestellungen laufen, versteht die Prüfungsaufgaben schneller. Frage Deinen Ausbilder, ob Du in einem Monat die Bestellung selbst vorbereiten darfst, und halte es im Berichtsheft fest, siehe Lernen neben Praxis und Berufsschule.

Im Online-Trainer übst Du Rechen- und Reihenfolgeaufgaben zu Beschaffung und Rechnungsprüfung im Format Deiner Kammer, jeweils mit Erklärung des Rechenwegs.